Iratkezelési szabályzat

Kinek van szüksége iratkezelési szabályzatra?

Mivel iratkezelési tevékenysége minden szervezetnek van, így nagyon leegyszerűsítve a kérdést mondhatjuk, hogy szabályzattal is mindenkinek rendelkeznie kell. A közfeladatot ellátó szerveknek azonban jóval szigorúbb követelményeknek kell megfelelniük, mivel esetükben a jogszabályi környezet mind az iratkezelés folyamatát, mind a szabályzat tartalmát részletesen meghatározzák.

Mitől lesz jó egy iratkezelési szabályzat?

Az interneten böngészve rengeteg feltöltött sablont találhatunk (elég, ha beírjuk a keresőbe, hogy iratkezelési szabályzat minta, vagy iratkezelési szabályzat óvoda, iskola, önkormányzat stb.; számtalan találat lesz). Ezen sablonok akár jó kiindulópontot jelenthetnek a szerv saját szabályzatának elkészítéséhez, azonban nem helyettesítik azt a valódi iratkezelési szakmai munkát, amelynek során a szervezeti működéshez és igényekhez igazítottan készül az egyedi szabályzat.

Az iratkezelési szabályzat – különösen a közfeladatot ellátó szervek esetében – az intézmény vagy társaság működése szempontjából az egyik legkritikusabb belső szabályozó eszköz, mivel a szervezet működésének alapját jelentő dokumentumkezelési folyamatok és felelősségek keretrendszerét adja meg.

Melyek azok a feltételek, amelyeknek egy jó szabályzatnak meg kell felelnie?

1. Hatályos jogszabályi rendelkezéseknek való megfelelés: az iratkezelésre vonatkozó jogi környezet is folyamatosan változik, ezért nem lehet évekkel ezelőtt elkészített sablonokra és mintákra alapozni.
2. A szervezeti sajátosságok és igények figyelembevétele: nincsen minden szervezet esetében általánosan érvényes iratkezelési folyamat és szabályozás. A helyben kialakult gyakorlat, vagy épp ezen gyakorlat változtatási igényének felmérése és megértése nélkül nem lehet elkészíteni a gyakorlatban valóban használható szabályzatot.
3. Az érintett informatikai rendszer(ek) tulajdonságai és működési logikája: mára már a legtöbb szervezet használ valamilyen tanúsított iratkezelő szoftvert, azonban ezen rendszerek, valamint az iratkezelési folyamatban szintén érintett többi szoftver (pl. gazdálkodási, beszerzési, vállalatirányítási stb.) tulajdonságai és helyi működési gyakorlata nagymértékben befolyásolják a működést és így a szabályzat tartalmát is

Milyen részei vannak az iratkezelési szabályzatnak?

Az iratkezelési szabályzatot ugyan egy egységként kezeljük általában, de mind az elkészítés mind a gyakorlati használat ismernünk kell azokat a fontos és nélkülözhetetlen elemeket, amelyekből felépül. Ezeket az alábbiakban foglaljuk össze röviden:

1. Értelmező rendelkezések: a használt fogalmak meghatározására szolgál
2. Az iratkezelés szervezetrendszere: melyek a szervezet iratkezelésének alapszabályai és az egyes szereplők felelősségi körei
3. Az iratkezelés folyamata: az iratkezelés teljes életciklusának szabályai a küldemények átvételétől kezdődően a selejtezésig, vagy levéltári átadásig bezárólag
4. Irattári terv: a szabályzat egyik legfontosabb eleme, amely meghatározza, hogy az egyes ügytípusok, ügykörökbe tartozó iratok mennyi ideig őrzendőek a szerv által. Az irattári terv két fő részből áll: az általános és a különös részből.
5. Iratminták, sablonok: a szabályzat mellékleteként és függelékeként számos iratmintát és sablont kell elkészíteni (pl. selejtezési jegyzőkönyv, iratjegyzék stb.).

Milyen gyakran kell módosítani a szabályzatot?

A legjobb minőségben elkészített szabályzat sem tart örökké. Mind a jogszabályi környezet, mind a szervezetek működése állandó mozgásban, változásban van, így magát a szabályzatot is ezeknek a változásoknak megfelelően aktualizálni kell.

A jogszabályi követelmények alapján az iratkezelési szabályzat évenkénti felülvizsgálata kötelező. Ennek során van lehetőség az időközben bekövetkezett változások lekövetésére, vagy akár az új elvárások beépítésére.

A magas minőségben elkészített, a szervezet számára testreszabott szabályzat esetén a felülvizsgálat és változások átvezetése sokkal zökkenőmentesebben végrehajtható, mint ha egy sablon dokumentumot próbálunk meg módosítani.

Miért bízza ránk a szabályzatkészítést?

Egy valóban hasznosítható és nem csak a fióknak készült iratkezelési szabályzat elkészítése profi szakembert kíván. Ahhoz, hogy az elkészült dokumentumok valóban a legmagasabb elvárásoknak is megfeleljenek, az alábbi követelményeknek meg kell felelnie a szabályzat készítőjének:

1. Széleskörű szakmai tudással kell rendelkeznie az iratkezelés vonatkozásában mind a szabályozási környezet, mind a szakmai elméleti szabályok és a gyakorlati megoldások területén egyaránt
2. Elengedhetetlen a kodifikációs tapasztalat. A szabályzatok készítése során figyelembe kell venni mind a jogszabály-szerkesztési szabályokat, mind a szabályzatot jóváhagyó szervezetek gyakorlatát.
3. A szabályzat készítése nem csak leíró tevékenység, hanem egyben folyamatelemzés és felmérés is. Ezért a szabályzat készítőjének rendelkeznie kell a szervezeti működés felméréséhez és megértéséhez szükséges tudással és tapasztalattal, valamint az igények alapján tudnia kell javaslatot tennie a javasolt működés kialakítására.

A DIGIHELP szakértői több évtizedes szakmai gyakorlattal állnak ügyfeleink rendelkezésére. Munkatársaink a fenti követelményeknek teljeskörűen megfelelnek, így Ön nyugodt lehet a szabályzat elkészítését és minőségét illetően!

Munkánk során nem csak a szabályzat szövegét, illetve valamennyi kapcsolódó mellékletet és függeléket készítjük el az irattári tervtől az iratmintákig bezárólag. A koncepcióalkotástól a külső szervek (levéltár, kormányhivatal, Belügyminisztérium) általi jóváhagyásig végig visszük a folyamatot. A szabályzat hatályba lépését követően pedig gondoskodunk a rendszeres felülvizsgálatról és a változások átvezetéséről.

Legfontosabb kapcsolódó jogszabályok 2024-ben

1995. évi LXVI. törvény a közokiratokról a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

2023. évi CIII. törvény a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól

335/2005. (XII. 29.) Korm.  rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletszabályairól

78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról

3/2018. (II. 21.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről