A "Nem nyilvános!" kezelési utasítás sokaknak ismerős lehet, de vajon ugyanazt jelenti, mint a titkos ügyiratkezelés? Röviden: nem, ez a két fogalom nem azonos.
Mi is az a "Nem nyilvános" irat?
Sokan tévesen úgy gondolják, hogy a "Nem nyilvános!" jelölés titkos vagy minősített adatokat jelöl. Az igazság az, hogy ez valójában nem minősítés, hanem egy (irat)kezelési utasítás. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5) szerint:
"A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat a keletkezésétől számított tíz évig nem nyilvános."
Ez azt jelenti, hogy a "Nem nyilvános!" jelölésű dokumentumok főszabályként tíz évig nem kerülhetnek nyilvánosságra. Kivétel persze van: ha a kezelő szerv vezetője külön engedélyt ad rá, figyelembe véve a közérdek súlyát („az adat megismeréséhez és a megismerhetőség kizárásához fűződő közérdek súlyának mérlegelésével”).
Hogyan kell kezelni a "Nem nyilvános!" jelzésű iratokat?
Az ilyen iratok kezelésére kissé szigorúbb szabályok vonatkoznak. Minden "Nem nyilvános!" iratot zárható, tipikusan irat- vagy lemezszekrényben, vagy egy kijelölt, biztonságos irattári helyiségben kell tárolni. Az iratok iktatására az Iratkezelési Szabályzat előírásait kell alkalmazni.
Miért fontos ez a megkülönböztetés?
Azért fontos megérteni, hogy a "Nem nyilvános!" nem egyenlő a titkossággal, mert a dokumentumok kezelésére eltérő jogszabályok és eljárások vonatkoznak. Egyértelműen tudnunk kell, hogyan kell ezeket az iratokat biztonságosan és az előírásoknak megfelelően kezelni, hogy elkerüljük az iratkezelési-adatvédelmi problémákat. A minősített iratokra ehhez képest teljesen más, sokkal szigorúbb szabályok vonatkoznak, mindenekelőtt a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény.
Tartsuk tehát szem előtt: a "Nem nyilvános!" nem titkos, de mégis fontos a megfelelő kezelése! Ügyeljünk arra, hogy minden dokumentumot a jogszabályoknak és az előírásoknak megfelelően tároljunk és kezeljünk!
