Többször előkerül a megsemmisítés kérdése az iratkezelésben. Megsemmisítés természetesen selejtezés után történik, azonban megsemmisíteni akár selejtezés nélkül is lehet. Ráadásul, helytelenül persze, a két fogalom néha szinonimaként is használatos élő beszélgetésekben. Mikor és mit semmisítünk meg tehát?
A megsemmisítés „hivatalos” és pontos definíciója - a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (továbbiakban: kormányrendelet) - szerint a selejtezési vagy hiteles másolatkészítési eljárást követően megsemmisíthető irat vagy iratpéldány végleges megsemmisítése, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése, amely következtében az irat tartalma nem rekonstruálható.
A selejtezés pedig az iratok meghatározott szabályok szerint történő selejtezési eljárás keretében történő kiemelése az irattári anyagból, megsemmisítésre történő előkészítése és ennek dokumentálása.
Tehát röviden előbb történik a selejtezés, ami önmagában a megsemmisítés előkészítése, és utána következhet a megsemmisítés. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után (a selejtezési jegyzőkönyv 30 napon belül visszaküldött példányán záradékkal) engedélyezi. Ez a folyamat széles körben ismert és világos.
A kormányrendelet szerinti (lásd 61. § 7-8 bekezdés) megsemmisítés ugyanakkor teljesen más eljárás. Ebben az esetben röviden összefoglalva a papíralapú irat megsemmisítése történik azzal, hogy az elektronikus változat őrzendő tovább! Itt tehát nem olyan iratokról van szó, amiket nem kell őrizni, ellenkezőleg: használt, akár ügyintézésben lévő, őrzendő iratokról beszélünk, tehát sokkal inkább az adathordozó és a megőrzés formája áll az eljárás központjában. Fontos kiemelni, hogy hitelesnek kell lennie az elektronikus változatnak, tehát egy hiteles elektronikus másolatkészítés kell hogy megelőzze a megsemmisítést (és az engedélykérést): „A közfeladatot ellátó szerv az iratról készített hiteles elektronikus másolat megőrzése mellett is megőrzi a maradandó értékű eredeti papíralapú iratot, ha ez az illetékes levéltár megállapítása szerint indokolt”.
A maradandó értékű iratról rendelkezésre álló – jogszabályoknak megfelelően elkészített és megőrzött – hiteles elektronikus másolat birtokában a szerv kikéri a levéltár nyilatkozatát, hogy az adott iratok esetében hozzájárul-e az eredeti (jellemzően) papíralapú adathordozó megsemmisítéséhez. Ezt negyedévente lehet megtenni egy elektronikus lista formájában. Tulajdonképpen a gyakorlatban egy egyszerű excel listára kell gondolni.
Ez a folyamat tehát teljesen független a selejtezéstől. Éppen ebből ered még egy fontos részlet, amit gyakran homály fed: Fontos, hogy nemcsak lezárt ügyiratok, iratok szerepelhetnek ebben a listában! Egy folyamatban lévő – pl. részben digitalizált – eljárás iratai esetében is van ilyen szabályos megsemmisítésre lehetőség. Gondoljunk például egy eljárásra, ahol az ügyintézés még folyamatban van, de az eredeti bejövő papíralapú kérelmekre abban a formában nincs valójában már szükség, mert automatikusan megtörténik a hiteles elektronikus másolatkészítés.
Egy céltudatos megsemmisítési szabályozás, folyamat a megőrzést teszi könnyebbé, és a felesleges papíralapú iratfolyóméterek tárolását, pakolását, helyigényét, és egyben persze tárolási költségeit tudjuk vele megspórolni.
